Privacyverklaring AWBR

Contactgegevens

Verwerkingsverantwoordelijke:

Stichting Amsterdam West Binnen de Ring openbaar primair onderwijs

Bestuurder: Theo Hooghiemstra

Contactgegevens privacy officer:

Pim Colenbrander, privacy@awbr.nl, Baarsjesweg 224, 1058 AA Amsterdam (020-5150440)

Contactgegevens Functionaris Gegevensbescherming:

Maureen Mahabier, fg@privacyopschool.nl (0172-785075)

Inleiding

Iedereen heeft het recht op privacy en daarom dienen persoonsgegevens goed beschermd te worden. AWBR verwerkt als onderwijsinstelling persoonsgegevens van u en van de leerlingen en wij hechten grote waarde aan de bescherming hiervan. Wij gaan uiterst zorgvuldig om met persoonsgegevens en houden ons aan de wet. U kunt erop rekenen dat de gegevens van u en de leerlingen bij ons veilig zijn. AWBR biedt de leerlingen een veilige leeromgeving, op het gebied van privacy.

In deze privacyverklaring informeren wij u, hoe wij omgaan met de persoonsgegevens van u en de leerlingen. o.a. kunt u lezen met welk doel wij persoonsgegevens verzamelen en gebruiken, wat de grondslag hierbij is, welke persoonsgegevens wij verwerken, hoe wij veilig met de persoonsgegevens omgaan. Daarnaast vindt u informatie over hoe lang we de gegevens bewaren en wat uw rechten zijn.

De privacyreglementen kunt u hier vinden.

Doeleinden en rechtsgrond verwerkingen

Waarom verwerken wij gegevens van uw kind

Wij verwerken persoonsgegevens van leerlingen om onze verplichtingen als onderwijsinstelling na te kunnen komen. Dat is hoofdzakelijk om onderwijs te organiseren. De gegevens van uw kind worden gebruikt om onderwijs te geven en begeleiding te bieden. Het verwerken van gegevens moet altijd rechtmatig zijn.

Wettelijke verplichting

De meeste verwerkingen doen wij op basis van een wettelijke verplichting, met de volgende doelen:

Om de leerling in te schrijven op onze school, ten behoeve van de toelating en plaatsing op onze school
Voor het geven van onderwijs en begeleiding
Om de gegevens over de vorderingen en de resultaten bij houden
Voor het geven van adviezen over onderwijs op basis van vorderingen
Om u op de hoogte te houden over de ontwikkeling
Ten behoeve van de overgang van uw kind van onze school naar een andere onderwijsinstelling (doorstroming naar juiste vervolgonderwijs)
Het berekenen, vastleggen en innen van schoolgeld en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten
Ten behoeve van buitenschoolse activiteiten, zoals schoolreisjes en ouderactiviteiten
Om vragen te kunnen beantwoorden en eventuele klachten af te handelen
Om leerlingen een passende en veilige leeromgeving te bieden, zowel fysiek als digitaal
Ten behoeve van de registratie van aan- en afwezigheid in verband met de leerplicht

Gerechtvaardigd belang

Daarnaast verwerken wij gegevens van de leerling op basis van gerechtvaardigd belang. Het doel van de verwerking komt ten goede aan de leerling/ouders en goede beveiliging en minimale gegevensverwerking staat altijd voorop.

Doelen:

Het verzorgen van onderwijs met behulp van digitale leermiddelen en (digitale) onderwijsmaterialen aansluitend op de onderwijsvisie
Interne en externe communicatie van en over de school, zoals de schoolgids of een nieuwsbrief.

Toestemming

Gegevens kunnen ook worden verwerkt op basis van toestemming met als doel:

Informeren ouders en leerlingen met beeldmateriaal over activiteiten en ontwikkelingen op en om de school en/ of onderwijsactiviteiten (beeldmateriaal op websites, schoolgids, nieuwsbrief)
Speciale begeleiding bieden of bijzondere voorzieningen treffen in verband met de gezondheidstoestand van een leerling (alleen op verzoek van de ouders/verzorgers registreren van gezondheidsgegevens)

U heeft op elk moment het recht om de gegeven toestemming in te trekken.

Eventuele verdere verwerking van persoonsgegevens voor een andere doel dan waarvoor de gegevens zijn verzameld, zal niet plaatsvinden zonder u daar eerst over te informeren en indien nodig u daarvoor toestemming te vragen.

Foto- en video opnames maken in de school door ouders

Voorzieningen zoals bijvoorbeeld digitale camera’s, mobiele telefoons en tablets zorgen ervoor dat ouders op schoolbijeenkomsten veel foto’s en video-opnames kunnen maken. Wij willen dit niet altijd verbieden en is in het schoolgebouw uitsluitend toegestaan na toestemming van de schooldirecteur. Verder vragen we ouders terughoudend te zijn met het delen van beeldopnames op social media en uitsluitend opnames waar hun eigen kind op staat via sociale media te verspreiden, omdat niet alle ouders van leerlingen en medewerkers het op prijs stellen dat beelden waar zij op staan op sociale media worden gedeeld. In situaties waarin niet is voorzien bepaalt de schooldirecteur

Welke gegevens verwerken wij

Persoonsgegevens

Wij verwerken diverse persoonsgegevens, waarvan wij een deel rechtstreeks van u of uw kind (betrokkene) ontvangen. Deze gegevens zijn verstrekt bij de aanmelding, de intake en bij ondertekening van overeenkomsten. U kunt hierbij denken aan:

naam, geboortedatum, BSN nummer, contactgegevens

Een deel van de persoonsgegevens die wij verwerken verzamelen wij zelf, zoals

voortgangsgegevens van leerlingen

Gegevens die wij niet van de leerling (of ouder(s) en/of verzorger(s)) hebben ontvangen en ook niet zelf hebben verzameld, hebben wij (wanneer van toepassing) ontvangen van de volgende bronnen:

voorgaande school van uw kind
zorgverleners waaraan u toestemming heeft verleend om de school te informeren

Bijzondere persoonsgegevens

De school kan gezondheidsgegevens van leerlingen verwerken als dat nodig is met het oog op speciale begeleiding die een leerling nodig heeft of voor het treffen van bijzondere voorzieningen in verband met de gezondheidstoestand van een leerling (Art. 30 2.a UAVG). Ook kan het voorkomen dat gezondheidsgegevens verwerkt worden om in noodgevallen goed te kunnen handelen. AWBR verwerkt geen gegevens die betrekking hebben op religie.

In de overige gevallen gebeurt het verwerken van bijzondere persoonsgegevens alleen met uw uitdrukkelijke toestemming.

Meer informatie de persoonsgegevens die wij verwerken

Categorie	Toelichting
Contactgegevens leerling en ouders/voogd	naam, geslacht, geboortedatum, adres, emailadres, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens
Leerlingnummer	een administratienummer dat onderwijsdeelnemers identificeert
Nationaliteit en geboorteplaats	indien noodzakelijk voor de bekostiging
Medische gegevens	gegevens die noodzakelijk zijn met het oog op de gezondheid of het welzijn van de leerling voor zo ver deze van belang zijn bij het nemen van aanvullende maatregelen om goed onderwijs te kunnen volgen (bv. extra tijd bij toetsen); of op eigen verzoek
Voortgang van de leerling	gegevens betreffende de aard en het verloop van het onderwijs, alsmede de vorderingen en behaalde resultaten; te weten: Advies vanuit basisschool voor vervolgopleiding Resultaatgegevens (bijvoorbeeld een Citoscore) Onderwijsbegeleidingsgegevens Gegevens m.b.t. aanwezigheid (aanwezigheidsregistratie) Zorgbegeleidingsgegevens/(gezondheidsgegevens.) Klas, leerjaar, onderwijstype- of methode
Onderwijsorganisatie	gegevens met het oog op de organisatie van het onderwijs en het verstrekken of ter beschikking stellen van leermiddelen
Financiën	gegevens met het oog op het berekenen, vastleggen en innen van inschrijvingsgelden, school- en lesgelden en bijdragen of vergoedingen voor leermiddelen en buitenschoolse activiteiten, alsmede bankrekeningnummer van de ouders;
Beeldmateriaal	foto’s en videobeelden (met of zonder geluid) van activiteiten van de school of ter identificatie.
BSN/PGN	het BSN-nummer van de leerling moet verplicht worden vastgelegd bij de inschrijving. De school noemt dit nummer het persoonsgebonden nummer (PGN).
Keten-ID (ECK-ID)	unieke iD voor de 'educatieve contentketen'. hiermee kunnen onderwijsinstellingen gegevens delen, zonder dat ze direct herleidbaar zijn naar leerlingen

Ontvangers

Derden

In een aantal gevallen delen wij persoonsgegevens met andere verwerkingsverantwoordelijken (derden), zoals DUO, Gemeente (leerplicht) of de onderwijsinspectie. Wij delen gegevens alleen met derden als hier een grondslag voor is, dus als dit nodig is om te voldoen aan een wettelijke verplichting of voor de uitvoering van een overeenkomst, voor de uitoefening van een taak van algemeen belang of vanwege gerechtvaardigd belang. In overige gevallen, zal u om toestemming worden gevraagd. Wij delen alleen die gegevens die noodzakelijk zijn.

Verwerkers

Wij kunnen (commerciële) partijen verzoeken om te ondersteunen bij het verwerken van de gegevens. Denk hierbij aan applicaties om leerlingen in de les te ondersteunen (digitale leermiddelen, digitale lesmethoden) of een leerlingadministratie- en volgsysteem (ParnasSys). Dit verwerken vindt altijd in opdracht en onder de verantwoordelijkheid van AWBR plaatst. Met deze verwerkers sluiten we overeenkomsten af, waarin o.a. is vastgelegd welke gegevens verwerkt worden, hoe lang ze verwerkt en bewaard worden en hoe deze gegevens beveiligd worden.

Wanneer wij persoonsgegevens delen, zullen deze persoonsgegevens niet buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, tenzij hier aanvullende afspraken voor zijn gemaakt of maatregelen zijn genomen die ervoor zorgen dat de privacy van u en uw kind is gewaarborgd.

Beveiliging

AWBR neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en andere ongewenste handelingen met persoonsgegevens tegen te gaan. Zo slaan wij persoonsgegevens op in systemen die beperkt toegankelijk zijn en maken wij gebruik van versleuteling.

De volgende maatregelen zijn geïmplementeerd:

Er is passend beleid voor de beveiliging van de verwerking van persoonsgegevens, waarbij het beleid periodiek wordt geëvalueerd en – indien nodig – aangepast.
Maatregelen zijn genomen zodat via een systeem van autorisatie enkel geautoriseerde medewerkers toegang kunnen verkrijgen tot persoonsgegevens.
De toegang tot systemen is beveiligd door middel van een passend beleid voor wachtwoorden dat aansluit bij de stand van de techniek.
Maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen verwerkingsrisico's, vooral als gevolg van de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of ongeoorloofde toegang tot doorgezonden, opgeslagen of anderszins verwerkte gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig.
Er zijn maatregelen genomen om zwakke plekken te identificeren ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens in de systemen die worden ingezet voor het verlenen van diensten aan de onderwijsinstelling.
Er is een protocol waarin is vastgelegd hoe wordt gehandeld in geval van beveiligingsincidenten.

Bewaartermijn

De verzamelde persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor de verwerking, tenzij op basis van wet- en regelgeving een andere bewaartermijn geldt.

De meeste gegevens die door de school worden verwerkt, worden 2 jaar nadat de leerling is uitgeschreven vernietigd. Andere termijnen gelden voor gegevens in de leerlingadministratie en – bij overgang naar een andere school – het onderwijskundig rapport (5 jaar).

Uw rechten

Ouder(s/verzorger(s) van leerlingen jonger dan 16 jaar hebben een aantal rechten als het gaat om de persoonsgegevens. Deze rechten zijn in de wet vastgelegd. Op elk moment kan gebruik worden gemaakt van deze rechten.

Recht van inzage, correctie, gegevenswissing en beperking van verwerking

Als betrokkene kunt u altijd een verzoek indienen om inzage te krijgen in de gegevens die wij van uw kind verwerken. U heeft het recht om onjuiste gegevens aan te vullen of te verbeteren. Wij zullen er vervolgens voor zorgen dat deze gegevens ook bij organisaties waarmee wij deze gegevens mee delen en/of uitwisselen worden aangepast.

Als u ons verzoekt om gegevens verwerking van uw kind te beperken of gegevens te wissen, zullen wij toetsen of dit mogelijk is. In deze toets houden wij ons aan de wettelijke voorschriften en kijken wij of wij eventueel een wettelijke plicht hebben om de gegevens te bewaren.

Recht van overdraagbaarheid

Tevens heeft u het recht om de gegevens, die wij van uw kind verwerken en wij van u hebben ontvangen, aan u over te dragen of op uw verzoek aan een andere organisatie over te dragen.

Recht van bezwaar

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens in specifieke situaties. Dit geldt niet voor algemene of principiële bezwaren. In de meeste gevallen zal er een belangenafweging gemaakt moeten worden.

Recht op verzet tegen geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Soms worden persoonsgegevens geautomatiseerd verwerkt en worden op basis daarvan besluiten genomen. U mag dat als ouder in het belang van uw kind weigeren. De school maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming waaraan rechtsgevolgen voor de betrokkenen zijn verbonden of de betrokkene in aanmerkelijke mate treft (dat wil zeggen: besluitvorming zonder menselijke tussenkomst met grote gevolgen voor de betrokkene.

Recht om een klacht in te dienen

Als u vragen heeft over hoe wij omgaan met de gegevens van uw kind kunt u contact opnemen met de leerkracht van uw kind, of met de schooldirecteur. U kunt ook altijd contact opnemen met onze privacy officer via privacy@AWBR.nl

U kunt ook de Functionaris Gegevensbescherming (FG) benaderen voor vragen en/of klachten betreffende persoonsgegevens. De functionaris kan door u in vertrouwen worden benaderd. De gegevens zullen zonder uw toestemming niet worden gedeeld met de schoolleiding. Zie de contactgegevens.

Mocht u er samen met ons er onverhoopt niet uitkomen, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Hoe kan ik gebruik maken van mijn rechten

Als u gebruik wilt maken van de hierboven beschreven rechten, geldt de volgende procedure:

U kunt uw verzoek digitaal, schriftelijk of mondeling indienen bij directeur van de school.
Alleen de wettelijke vertegenwoordigers van een leerling zijn bevoegd om een verzoek in te dienen. De identiteit van de verzoeker moet duidelijk zijn. De directeur kan daarom vragen om een geldig identiteitsbewijs ter verificatie van uw identiteit.
School geeft binnen één maand na het indienen van het verzoek een antwoord op uw verzoek. De school kan u met opgaaf van reden laten weten dat er meer tijd nodig is en deze termijn verlengen met maximaal twee maanden.

Versie privacyverklaring

Laatst gewijzigd dd. 13-11-2023

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen. Op deze website plaatsen wij eventuele herziene versies. Als een herziene versie wordt geplaatst zorgen wij voor een duidelijke melding hiervan met informatie over de belangrijkste wijzigingen. Ook geven wij aan wanneer de verklaring voor het laatst is gewijzigd.